Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

VBT Software DE GmbH
Im Mediapark 5, 50670 Köln
Geschäftsführer: Fuat Karip
E-Mail: [email protected]

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Die Software „easyRechnung“ wird in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben (NorthDC, Düsseldorf, Deutschland).
• Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein und verwenden nur technisch notwendige Cookies.
• Daten, die unsere Kunden in der Software erfassen (z. B. ihre Kontakte und Rechnungen), verarbeiten wir ausschließlich in deren Auftrag (siehe Abschnitt 9).

3. Aufruf der Website und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser und Betriebssystem sowie den HTTP-Statuscode. Das ist erforderlich, um die Website auszuliefern sowie Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, etwa um Angriffe zu erkennen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb. Die Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

4. Hosting und Content Delivery

Hosting

Die Software und alle Daten werden auf Servern von NorthDC (Düsseldorf, Deutschland) gespeichert. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Cloudflare

Zum Schutz vor Angriffen und zur schnelleren Auslieferung nutzen wir das Netzwerk von Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA. Der Datenverkehr zwischen Ihrem Browser und unserem Server wird dabei über Cloudflare geleitet; Cloudflare verarbeitet insbesondere Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten. Eine Übermittlung in die USA ist möglich. Cloudflare ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb). Weitere Informationen: cloudflare.com/privacypolicy.

5. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie, das Ihre Anmeldung und die gewählte Sprache speichert, ein Sicherheits-Cookie zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery und, nur wenn Sie „Angemeldet bleiben“ wählen, ein Cookie für die dauerhafte Anmeldung. Die Einstellung für den hellen oder dunklen Modus wird im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Die anschließende Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

6. Registrierung und Kundenkonto

Für die Registrierung verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als kryptografischer Hash gespeichert) und den Namen Ihres Unternehmens. Bei der Nutzung kommen die Firmendaten hinzu, die Sie in den Einstellungen angeben (z. B. Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung), sowie Zeitpunkte der Anmeldung. Wir speichern außerdem, wann Sie welcher Fassung der AGB zugestimmt haben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Daten werden für die Dauer des Vertrags gespeichert und danach gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Zahlungsabwicklung über Stripe

Kostenpflichtige Abonnements werden über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland abgewickelt. Dabei verarbeitet Stripe Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, ggf. USt-IdNr. und Zahlungsdaten. Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer) geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht. Stripe kann Daten auch in die USA übermitteln und ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche Pflichten). Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

8. E-Mails

Wir versenden E-Mails, die für den Betrieb notwendig sind (z. B. Bestätigung der E-Mail-Adresse, Einladungen, Zurücksetzen des Passworts). Belege, die unsere Kunden aus der Software versenden, werden ebenfalls über unseren E-Mail-Server zugestellt. Der Versand erfolgt verschlüsselt über mauspc.com (E-Mail-Server) (Deutschland). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO).

9. Daten, die unsere Kunden in der Software verarbeiten

Unsere Kunden erfassen in der Software Daten ihrer eigenen Geschäftspartner, z. B. Kontaktdaten, Belege und Zahlungen. Für diese Daten ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Das gilt auch, wenn Sie als Empfänger einen Beleg über einen geteilten Link aufrufen. Wenden Sie sich mit Fragen zu diesen Daten bitte an das Unternehmen, das Ihnen den Beleg gesendet hat.

10. Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gehen vor: Buchungsbelege wie Rechnungen bewahren wir acht Jahre auf, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

12. Datensicherheit

Alle Verbindungen zur Software sind per TLS verschlüsselt. Weitere technische und organisatorische Maßnahmen sind in Anlage 1 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung beschrieben.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Software oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.